Comment numériser en masse des documents ? 

Scanner ou numériser par lotSi vous travaillez dans une banque, dans une imprimerie, dans les services santé, dans les assurances ou bien cabinets d’avocats, vous avez l’habitude de brasser beaucoup de documents. Et dans le contexte sanitaire actuel (covid19 oblige), il est plus prudent d’avoir une copie numérique de tous vos documents de travail. S’échanger des documents via le cloud permet de respecter les contraintes sanitaires. Avoir une imprimante multifonction (MFP) va vous aider dans cette tâche. Ce n’est pas pour rien que l’on dit souvent, le premier outil de digitalisation c’est l’imprimante multifonction.

On "scanne" plus et on imprime moins ? 

En effet, les MFP sont dotés de capacités insoupçonnées qui peuvent vous aider à monter les premières briques de votre transformation digitale. La numérisation des documents en masse ou par lot est une des caractéristiques les plus fondamentales des MFP.

Vous l’avez expérimenté ces derniers temps, les usages changent, on imprime moins et on numérise plus. Il convient donc de bien choisir ses options avant de commander une imprimante multifonction afin de la doter de toutes les caractéristiques adaptées au « scan » par lot. Nous aborderons plus tard comment utiliser d’autres fonctionnalités natives des MFP Ricoh pour amorcer immédiatement votre transformation digitale.  

Les chargeurs de documents

Si vous souhaitez scanner par lot vos documents, vous devez vous assurer de posséder un chargeur automatique de documents. Placé sur le scanner du MFP, il permet de traiter automatiquement une pile de documents, numérisant rapidement un grand volume et vous n’aurez qu’une seule manipulation à faire. Le gain de temps est considérable puisque vous n’aurez plus à ouvrir et rouvrir la machine pour les documents suivants.

La deuxième raison pour laquelle vous devez utiliser un chargeur de document est la précision du scan. En effet, l’outil guide les feuilles afin qu’elles puissent être "scannées" correctement.  

Sachez régler une résolution de « scan » qui soit ni trop haute ou ni trop basse car toute augmentation de la résolution se fera au détriment du temps de numérisation et toute résolution trop basse donnerait des documents peu exploitables.

Les autres avantages d’utilisation d’un chargeur de documents  

Vous pourrez numérisez des diapositives, des négatifs photos,  de la pellicule 8 mm, des petits formats de documents comme des chèques, etc.

Chargeur Ricoh ARDF ou SPDF

Chargeur de documents Ricoh IMC

Sauvegarde ARDF en standard pour les Ricoh IM CBon à savoir : Les modèles Ricoh IM C sont équipés en standard avec chargeur de document ARDF qui effectue une numérisation recto / verso en deux passes

Si vous souhaitez une numérisation recto / verso en une passe, choisissez d’équiper dès le départ votre MFP Ricoh d’un chargeur SPDF. Un gain appréciable de temps si vous avez un fort volume à scanner.

Si votre MFP ne dispose pas de chargeur de documents, selon votre modèle, plusieurs chargeurs sont disponibles en option. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus

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